Boletín nº 2: Cómo dejar de pasar pedidos a mano al ERP

Llega un pedido por email. Alguien lo abre, busca al cliente en el ERP, crea el pedido, teclea los artículos uno a uno, revisa precios y lo guarda. Al día siguiente, lo mismo. Y al otro.

Es una de las tareas más habituales en las pequeñas y medianas empresas, y también una de las más fáciles de automatizar. En este boletín te contamos cuánto cuesta de verdad, qué opciones hay para resolverlo y qué conviene preguntar antes de empezar.

Cuánto cuesta pasar pedidos a mano

Hagamos una cuenta sencilla, con números de ejemplo: si entran 30 pedidos al día y cada uno lleva 4 minutos entre abrirlo, buscar al cliente, teclear las líneas y repasarlo, son 2 horas diarias. Al mes, más de 40 horas: una semana entera de trabajo de una persona dedicada solo a copiar datos de un sitio a otro.

Y el tiempo no es lo único:

• Errores: una referencia equivocada, una cantidad con un cero de más o un precio antiguo acaban en un envío mal hecho o en una factura rectificativa.
• Retrasos: el pedido no existe en el ERP hasta que alguien lo teclea. Si esa persona está de vacaciones o enferma, todo se para.
• Información a destiempo: el stock, las ventas y los informes siempre van un paso por detrás de la realidad.

Señales de que te toca automatizar

1. Tienes los mismos datos en dos sitios

   La tienda online por un lado y el ERP por otro, y alguien hace de «puente» entre los dos.

2. Los clientes te mandan los pedidos siempre igual

   Un Excel con el mismo formato, un PDF generado por su programa o un email con la misma estructura. Si siempre es igual, se puede leer de forma automática.

3. El error más frecuente es «se tecleó mal»

   Cuando los fallos vienen de copiar a mano, la solución no es revisar más, sino dejar de copiar.

Tres formas de llevar los pedidos al ERP sin teclear

No hay una única solución: depende de por dónde te llegan los pedidos y de lo que permita tu programa de gestión. Estas son las tres más habituales, de la más sencilla a la más completa.

1. Importación automática de ficheros

Los pedidos llegan en un Excel o en un fichero de texto (CSV, XML…). Un pequeño programa los recoge de una carpeta o de un correo, comprueba que los datos son correctos (que el cliente existe, que las referencias son válidas, que no está duplicado) y los da de alta en el ERP. Es la opción más rápida de poner en marcha y funciona incluso con programas de gestión antiguos.

2. Conexión directa entre programas (API)

Muchas tiendas online, plataformas de venta y ERP actuales permiten conectarse entre sí mediante una API, una «puerta» pensada para que otros programas lean y escriban datos de forma segura. Con una integración así, el pedido pasa al ERP en cuanto el cliente lo confirma, y en sentido contrario el stock y los precios del ERP se pueden actualizar en la tienda.

3. Lectura de pedidos que llegan por email o en PDF

Es el caso más difícil y también el más común: cada cliente envía el pedido a su manera. Hoy es posible extraer los datos de esos correos y documentos, también con ayuda de inteligencia artificial cuando los formatos varían mucho. Lo importante es que haya siempre una validación: lo que no está claro no entra solo, sino que queda pendiente de que alguien lo revise.

Qué preguntar antes de empezar

• ¿Mi ERP permite importar datos o tiene API? Casi todos ofrecen alguna vía. Si no la hay, se puede trabajar directamente con su base de datos, con más cuidado.
• ¿Qué pasa cuando algo falla? Una buena integración no falla en silencio: registra cada operación y avisa cuando un pedido no ha podido entrar y por qué.
• ¿Solo en un sentido o en los dos? A menudo, además de bajar pedidos, interesa subir stock, precios o estados de envío.
• ¿Quién lo mantiene? Si cambia el formato de un cliente o se actualiza el ERP, alguien tiene que poder ajustarlo sin empezar de cero.

Por dónde empezar

No hace falta automatizarlo todo de golpe. Lo más práctico es empezar por el canal que más pedidos mueve o el que más errores da, medir cuánto tiempo se ahorra y, a partir de ahí, decidir el siguiente paso.

En Softrepair hacemos precisamente esto: integraciones entre el ERP y el resto de tus programas, con validaciones, registro de lo que pasa y avisos cuando algo no cuadra. Y si tu programa de gestión es antiguo, también podemos modernizarlo. Te explicamos el proceso paso a paso en cómo trabajamos.

Este es el boletín nº 2 de Softrepair, que continúa la tradición que empezó 3SSI en 2009. Cada mes, un tema práctico sobre software, datos e integración para empresas. Puedes suscribirte gratis y darte de baja cuando quieras escribiendo a info@softrepair.es.